Wenn jeder im Vertrieb seine Kontaktdaten anders weitergibt, fällt das oft erst bei einem Wechsel auf. Eine alte Telefonnummer steht noch in der Signatur, das Logo weicht ab und niemand weiß, wer die Angaben aktualisieren soll. Ein kleiner Pilot zeigt, ob digitale Visitenkarten diese Abläufe vereinfachen.
Lege fest, wer welche Angaben pflegt
Trenne gemeinsame Angaben von persönlichen Angaben. Firmenname, Logo und Unternehmenswebsite können zentral festgelegt werden. Bei Durchwahl, Rolle und Foto ist es sinnvoll, dass die betroffene Person Änderungen meldet. Benenne eine zuständige Person und eine Vertretung. Klärt auch, wann eine Karte bei einem Austritt aus dem Team entfernt wird.
Digitale Visitenkarten für Teams von Tapify sind ein Beispiel für diese zentrale Verwaltung. Tapify beschreibt unter anderem Karten im Firmendesign und die Möglichkeit, Teammitglieder und Karten an einem Ort hinzuzufügen, zu aktualisieren oder zu entfernen. Welche Funktionen ihr braucht, hängt davon ab, ob ihr nur Karten verwalten oder auch gemeinsam Kontakte nachverfolgen wollt.
Prüft zwei Abläufe im Alltag
Startet mit wenigen Kolleginnen und Kollegen, die häufig externe Gespräche führen. Lasst sie ihre Karte bei einem Termin teilen und dokumentieren, ob der Austausch für beide Seiten verständlich war. Simuliert danach einen Rollenwechsel. Ändert die Berufsbezeichnung und prüft den bereits verteilten Link auf einem zweiten Gerät.
Der Pilot ist aussagekräftig, wenn ihr danach wisst, wer Änderungen umsetzt und wie die Karte bei Kundenterminen ankommt. Erst dann lohnt es sich, über einen Rollout für weitere Teams zu entscheiden.
Legt Kriterien für die Entscheidung fest
Haltet vor dem Start fest, was sich gegenüber eurem heutigen Ablauf verbessern soll. Beispielsweise sollen alle Pilotkarten dieselben Firmenangaben verwenden und sich von einer zuständigen Person pflegen lassen. Fragt die Teilnehmenden außerdem, ob sie den Link auch ohne Vorbereitung schnell finden. Sammelt konkrete Stolperstellen wie einen schlecht lesbaren QR-Code oder eine unklare Freigabe für Fotos. Prüft diese Punkte zum Abschluss gemeinsam. So entscheidet ihr anhand eurer Arbeitssituation, welche Einstellungen vor einer breiteren Einführung noch fehlen.